SBAC-PAD 2011
Índice
Pré-Evento
- Página web do evento – Rodolfo (já está no ar)
- Página de inscrições e gerência das inscrições junto à SBC – Rodolfo?
- Interface com os Program Chairs – Alberto
- Interface com o Steering Committee – Alberto
- Produção dos anais do SBAC-PAD – IEEE e interface com o IEEE – Elias
- Produção dos anais do WSCAD-SSC e demais eventos paralelos, e interface com a SBC - ?
- Captação de recursos (agências de fomento e empresas) – Claudine e Claudia
- Divulgação local dos eventos (atrair alunos de todas as faculdades privadas)
- Cuidar da interface com o Hotel – Lucia e Cristina
- Escolher agência oficial do evento -> Stella Maris
- Cuidar da agência oficial do evento -
- Planejamento das passagens dos palestrantes e steering -
- Informar os palestrantes e steering sobre os direitos deles -
- Planejamento e contratação dos transfers do evento -
- Planejamento dos coffee-breaks – Cristina e Lucia
- Planejamento da água e café do corredor -
- Planejamento do coquetel – Cristina e Lucia
- Planejamento do jantar – Cristina, Claudia e Lucia
- Planejamento da Internet sem Fio da conferência -
- Planejamento do telefone para a organização (pré-pagos?) -
- Planejamento dos equipamentos áudio-visuais (projetor, notebook e sonorização)
- Negociação de descontos com restaurantes
- Produção dos painéis, banners e cartazes (com a programação de cada sala, por exemplo)
- Produção do material sobre a cidade e imediações (hoteis, restaurantes, shoppings, etc.)
- Produção do material de divulgação impresso (cartazes e folderes), TV, jornais, etc.
- Produção dos diversos diplomas do evento
- Definição do local das seções, palestras, etc. no hotel
- Produção do material do participante (pasta, crachás, canetas, blocos de notas, etc.)
- Preparação de material de consumo
- Elaboração do cerimonial
- Planejar: Recepcionistas bilíngües, Recepcionistas, Mestre de Cerimônias, Fotógrafo, Segurança noturno
- Acompanhamento do uso dos recursos e comprovantes de gastos (cartões de embarque, recibos relevantes, etc.) - Thomas
On-line
- Recepção no aeroporto
- Cuidar do telefone para a organização (pré-pagos?)
- Cuidar do transfer
- Cuidar do Coquetel
- Cuidar da Internet sem Fio da conferência
- Cuidar da mesa de recepção
- Cuidar da Secretaria do Evento (back office – cortar telefones)
- Cuidar dos Coffee-Breaks
- Cuidar do Jantar
- Cuidar da infra-estrutura externa às das salas de apresentação de trabalhos (sofás, água, café, TVs ou cartazes com o conteúdo do dia, avisos nas portas, quadros de aviso móveis (tipo flip-chart), identificação das salas, setas de orientação, etc.)
- Cuidar da infra-estrutura das salas de apresentação de trabalhos (cadeiras, toalhas, flores, água, banners, painéis, etc.)
- Cuidar dos pagamentos do hotel relativos aos convidados
- Orientar os chairs das seções
- Realizar a abertura dos diversos eventos
- Cuidar dos equipamentos usados nas apresentações
- Cuidar dos estrangeiros convidados
Pós-evento
- Pagamento do hotel e demais fornecedores
- Envio dos anais devidos à SBC
- Destinação do material que sobrou do evento
- Trazer equipamentos do Hotel de volta para a UFES
- Destinação dos recursos (R$) remanescentes
- Prestação de Contas CNPq/FINEP
- Prestação de Contas CAPES
- Prestação de Contas FAPES
- Prestação de Contas FACITEC
- Prestação de Contas Empresas
- Prestação de Contas SBC
- Prestação de Contas IEEE
