SBAC-PAD 2011
Índice
Pré-Evento
- OK - Produzir cartazes e folders para divulgação do evento (foram produzidos) - Lúcia/Cláudia
- OK - Enviar cartazes e folders por correio e e-mail, respectivamente (foram enviados em 27/05/2011; falta ligar para o SERPROG) - Cristina
- OK - Página web do evento (já está no ar) – Rodolfo
- Página de inscrições e gerência das inscrições junto à SBC – Rodolfo?
- OK - Interface com os Program Chairs – Alberto
- OK - Interface com o Steering Committee – Alberto
- OK - Interface com o Ateliê de Eventos - Claudine
- Produção dos anais do SBAC-PAD – IEEE e interface com o IEEE – Elias
- Produção dos anais do WSCAD-SSC e demais eventos paralelos, e interface com a SBC - Lucia, Claudia
- Dúvida: Como ficará os trabalhos do WAMCA, quem vai editorá-los?
- OK - Captação de recursos (agências de fomento e empresas) – Claudine e Cláudia
- OK - Divulgação local dos eventos (atrair alunos de todas as faculdades privadas) - Cristina
- OK - Cuidar da interface com o Hotel – Lucia e Cristina
- Escolher agência oficial do evento -> Stella Maris (Alberto checar se a Stella topa)
- OK - Cuidar da agência oficial do evento - Alberto
- OK - Planejamento das passagens dos palestrantes e steering - Thomas
- OK - Informar os palestrantes e steering sobre os direitos deles - Alberto
- OK (Já está orçado, mas depende de horários de voos) - Planejamento e contratação dos transfers do evento - Ateliê de Eventos
- OK - Já temos orçamentos, mas ficará mais próximo do evento a contratação do número de pessoas em cada coffee-break - verificar a possibilidade de porções - Planejamento dos coffee-breaks (tem que ser do Radisson) – Cristina e Lucia
- OK - R$20,00 por galão de água e xpto café - Planejamento dos pontos de água e café dos corredores (Lucia vai verificar se o Radisson permite um stand de café) - Lucia
- OK - Planejamento do coquetel – Cristina e Lucia
- OK - Planejamento do jantar – Cristina, Claudia e Lucia
- (Em andamento com a INTERVIP) - Planejamento da Internet sem Fio da conferência - Ateliê de Eventos
- (Comparar preço do minuto no hotel e minuto do pré-pago) - Planejamento do telefone para a organização (pré-pagos?) - Ateliê de Eventos
- OK - Planejamento dos equipamentos áudio-visuais (projetor, notebook e sonorização) - Ateliê de Eventos
- (Em andamento) Negociação de descontos com restaurantes - Ateliê de Eventos
- Produção dos painéis, banners e cartazes (com a programação de cada sala, por exemplo) - Ateliê de Eventos
- Produção do material sobre a cidade e imediações (hoteis, restaurantes, shoppings, etc.) - Ateliê de Eventos
- OK - Produção do material de divulgação impresso (cartazes e folderes), etc. - Ateliê de Eventos
- Divulgação do evento na TV, jornais, etc. - Lucia, Alberto
- Produção dos diversos diplomas do evento - Ateliê de Eventos
- Definição do local das seções, palestras, etc. no hotel - Lucia, Cristina
- Produção do material do participante (pasta, crachás, canetas, blocos de notas, etc.) - Ateliê de Eventos
- Preparação de material de consumo - Ateliê de Eventos
- Elaboração do cerimonial - Ateliê de Eventos (abertura)
- Planejar: Recepcionistas bilíngües, Recepcionistas, Mestre de Cerimônias, Fotógrafo, Segurança noturno - Ateliê de Eventos
- Acompanhamento do uso dos recursos e comprovantes de gastos (cartões de embarque, recibos relevantes, etc.) - Thomas
- Planejar mesa de recepção - Ateliê de Eventos
- Escrever e enviar cartas convite para autoridades
- Planejar passeio de escuna
On-line
- Recepção no aeroporto - Ateliê de Eventos
- Cuidar do telefone para a organização (pré-pagos?) - Ateliê de Eventos
- Cuidar do transfer - Ateliê de Eventos
- Cuidar do Coquetel - Lucia e Cristina
- Cuidar da Internet sem Fio da conferência - Ateliê de Eventos, Thomas
- Cuidar da mesa de recepção - Ateliê de Eventos, Claudia
- Cuidar da Secretaria do Evento (back office – cortar telefones) - Ateliê de Eventos, Claudine
- Cuidar dos Coffee-Breaks - Lucia, Cristina
- Cuidar do Jantar - Lucia, Cristina, Claudia
- Cuidar da infra-estrutura externa às das salas de apresentação de trabalhos (sofás, água, café, TVs ou cartazes com o conteúdo do dia, avisos nas portas, quadros de aviso móveis (tipo flip-chart), identificação das salas, setas de orientação, etc.) - Ateliê de Eventos, Alberto
- Cuidar da infra-estrutura das salas de apresentação de trabalhos (cadeiras, toalhas, flores, água, banners, painéis, etc.) - Ateliê de Eventos, Elias
- Cuidar dos pagamentos do hotel relativos aos convidados - Alberto
- Orientar os chairs das seções - Program Chairs, Alberto
- Realizar a abertura dos diversos eventos - Alberto e Lucia
- Cuidar dos equipamentos usados nas apresentações - Elias
- Cuidar dos estrangeiros convidados - Steering, Programa, Thomas
Pós-evento
- Pagamento do hotel e demais fornecedores - Alberto
- Envio dos anais devidos à SBC - Elias, Lucia
- Destinação do material que sobrou do evento - Claudia, Cristina
- Trazer equipamentos do Hotel de volta para a UFES - Elias
- Destinação dos recursos (R$) remanescentes - Alberto, Lucia
- Prestação de Contas CNPq/FINEP - Claudine, Alberto
- Prestação de Contas CAPES - Claudine, Alberto
- Prestação de Contas FAPES - Claudine, Alberto
- Prestação de Contas FACITEC - Claudine, Alberto
- Prestação de Contas Empresas - Claudine, Alberto
- Prestação de Contas SBC - Claudine, Alberto
- Prestação de Contas IEEE - Claudine, Alberto