SBAC-PAD 2011

Pré-Evento OK

• OK - Produzir cartazes e folders para divulgação do evento (foram produzidos) - Lúcia/Cláudia
• OK - Enviar cartazes e folders por correio e e-mail, respectivamente (foram enviados em 27/05/2011; falta ligar para o SERPROG) - Cristina
• OK - Página web do evento (já está no ar) – Rodolfo
• Página de inscrições e gerência das inscrições junto à SBC – Feito. Claudine vai monitorar
• OK - Interface com os Program Chairs – Alberto
• OK - Interface com o Steering Committee – Alberto
• OK - Interface com o Ateliê de Eventos - Claudine
• Produção dos anais do SBAC-PAD – IEEE e interface com o IEEE – Elias
• Produção dos anais do WSCAD-SSC e demais eventos paralelos, e interface com a SBC - Lucia, Claudia
• Dúvida: Como ficarão os trabalhos do WAMCA, quem vai editorá-los?
• OK - Captação de recursos (agências de fomento e empresas) – Claudine e Cláudia
• OK - Divulgação local dos eventos (atrair alunos de todas as faculdades privadas) - Cristina
• OK - Cuidar da interface com o Hotel – Lucia e Cristina
• Escolher agência oficial do evento -> Stella Maris (Alberto checar se a Stella topa)
• OK - Cuidar da agência oficial do evento - Alberto
• OK - Planejamento das passagens dos palestrantes e steering - Thomas
• OK - Informar os palestrantes e steering sobre os direitos deles - Alberto
• OK (Já está orçado, mas depende de horários de voos) - Planejamento e contratação dos transfers do evento - Ateliê de Eventos
• Contratação do coffee-break - OK
• Água e Café Expresso - Isabela, até 05/09 - OK
• Planejamento do coquetel: toldo – Isabela, até 05/09 - OK
• Planejamento do coquetel: música – Isabela, até 05/09 - OK
• Planejamento do coquetel: preço da entrada por fora (segurança, etc.) – Isabela, até 05/09 - OK
• Planejamento do coquetel: iluminação – Lucia vai olhar se precisa de luz adicional, Isabela vai orçar iluminação adicional; até 05/09 - OK
• Planejamento do jantar: cardápio – Cristina, Claudia e Lucia, até 26/09 - OK
• Planejamento do jantar: música – Cristina, Claudia e Lucia, até 05/09 - OK
• Planejamento da Internet sem Fio da conferência: contrato - Isabela, até 05/09 - OK
• Planejamento do telefone para a organização (ramais UFES) - 12/09 - OK
• Planejamento dos equipamentos áudio-visuais (projetor, notebook e sonorização) - Isabela, até 12/09 - OK
• Mapa local com restaurantes, etc - Isabela, até 26/09 - OK
• Orçamento do impresso com o programa - Isabela, até 05/09 - OK
• Orçamento dos painéis e banners - Isabela, até 12/09 - OK
• Pedido do material da SBC (bloco, crachá, diploma, caneta, etc.) - Alberto e Lucia, até 26/09
• Planejar: Recepcionistas bilíngües, Recepcionistas, Segurança noturno - Isabela - OK
• Planejar mesa de recepção - Isabela - OK
• Planejamento dos pontos de stand de água e café dos corredores (Lucia vai verificar se o Radisson permite um stand de café) - Isabela, até 10/10 - OK
• Planejamento do impresso com o programa - Isabela, até 26/09
• Produção do material eletrônico sobre a cidade e imediações para colocar no site - Isabela, até 05/10 - OK
• Planejamento de monitores da UFES - Claudia e Cristina, até 17/10 - OK
• OK - Aprovação da arte do material eletrônico do programa on-line (com a programação de cada sala, por exemplo) - Isabela, até 11/10
• OK - Planejar arranjos de flores - Livia, até 13/10
• OK - Aprovação da arte dos painéis de fundo de palco - Isabela, até 13/10
• OK - Elaboração do cerimonial - Isabela (abertura - Thomas é o mestre de cerimônias) - 17/10
• OK - Planejamento físico das máquinas da Marathon - Claudia e Cristina, até 17/10
• OK - Planejamento físico das máquinas de uso geral dos participantes - Claudia e Cristina, até 17/10
• OK - Planejamento do transfer - Isabela, até 17/10
• OK - Planejamento da desmontagem da conferência - Isabela, até 17/10

Pré-Evento

• Escrever e enviar cartas convite para autoridades - Alberto e Lucia, até 10/10
• Prova do Programa - Isabela, até 17/10
• Divulgação do evento na TV, jornais, outdoor da UFES, etc. - Lucia, Alberto; até 17/10
• Produção dos conteúdos dos diversos diplomas do evento - Claudia e Cristina, até 17/10
• Definição do local das seções, palestras, etc. no hotel - Lucia, Cristina, até 17/10
• PDFs de todos os artigos de todos os eventos que vão (artigos, resumos, etc.) para o CD - 17/10
• Inscrição dos convidados no SBAC-PAD - Livia, até 17/10
• Prova do CD do evento - 18/10 (11:00h)
• Impressão do impresso com o programa - Isabela, até 20/10
• Produção dos diversos diplomas do evento - Isabela, até 20/10
• Produção do material do participante (pasta, CD, material da prefeitura, etc.) - Isabela, até 21/10
• Preparação de material de consumo - Isabela, até 21/10
• CD do evento - 24/10

On-line

• Acompanhamento do uso dos recursos e comprovantes de gastos (cartões de embarque, recibos relevantes, etc.) - Thomas
• Recepção no aeroporto - Thomas, Ateliê de Eventos
• Cuidar do transfer - Thomas, Ateliê de Eventos
• Cuidar do Coquetel - Lucia e Cristina
• Cuidar da Internet sem Fio da conferência - Thomas, Ateliê de Eventos
• Cuidar da mesa de recepção - Claudia, Ateliê de Eventos
• Cuidar da Secretaria do Evento (back office – cortar telefones) - Claudine, Claudia, Ateliê de Eventos
• Cuidar dos Coffee-Breaks - Lucia, Cristina
• Cuidar do Jantar - Lucia, Cristina, Claudia
• Cuidar da infra-estrutura externa às das salas de apresentação de trabalhos (sofás, água, café, TVs ou cartazes com o conteúdo do dia, avisos nas portas, quadros de aviso móveis (tipo flip-chart), identificação das salas, setas de orientação, etc.) - Alberto, Ateliê de Eventos
• Cuidar da infra-estrutura das salas de apresentação de trabalhos (cadeiras, toalhas, flores, água, banners, painéis, etc.) - Elias, Ateliê de Eventos
• Cuidar dos pagamentos do hotel relativos aos convidados - Alberto
• Orientar os chairs das seções - Program Chairs, Alberto
• Realizar a abertura dos diversos eventos - Alberto e Lucia
• Cuidar dos equipamentos usados nas apresentações - Elias
• Cuidar dos estrangeiros convidados - Steering, Programa, Thomas
• Cuidar do ressarcimento dos estrangeiros convidados - Steering, Programa, Thomas

Pós-evento

• Pagamento do hotel e demais fornecedores - Alberto
• Envio dos anais devidos à SBC - Elias, Lucia
• Destinação do material que sobrou do evento - Claudia, Cristina
• Trazer equipamentos do Hotel de volta para a UFES - Elias
• Destinação dos recursos (R$) remanescentes - Alberto, Lucia
• Prestação de Contas CNPq/FINEP - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas CAPES - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas FAPES - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas FACITEC - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas Empresas - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas SBC - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas IEEE - Claudine, Alberto