SBAC-PAD 2011

Pré-Evento

• OK - Produzir cartazes e folders para divulgação do evento (foram produzidos) - Lúcia/Cláudia
• OK - Enviar cartazes e folders por correio e e-mail, respectivamente (foram enviados em 27/05/2011; falta ligar para o SERPROG) - Cristina
• OK - Página web do evento (já está no ar) – Rodolfo
• Página de inscrições e gerência das inscrições junto à SBC – Rodolfo?
• OK - Interface com os Program Chairs – Alberto
• OK - Interface com o Steering Committee – Alberto
• OK - Interface com o Ateliê de Eventos - Claudine
• Produção dos anais do SBAC-PAD – IEEE e interface com o IEEE – Elias
• Produção dos anais do WSCAD-SSC e demais eventos paralelos, e interface com a SBC - Lucia, Claudia
• Dúvida: Como ficará os trabalhos do WAMCA, quem vai editorá-los?
• OK - Captação de recursos (agências de fomento e empresas) – Claudine e Cláudia
• OK - Divulgação local dos eventos (atrair alunos de todas as faculdades privadas) - Cristina
• OK - Cuidar da interface com o Hotel – Lucia e Cristina
• Escolher agência oficial do evento -> Stella Maris (Alberto checar se a Stella topa)
• OK - Cuidar da agência oficial do evento - Alberto
• OK - Planejamento das passagens dos palestrantes e steering - Thomas
• OK - Informar os palestrantes e steering sobre os direitos deles - Alberto
• OK (Já está orçado, mas depende de horários de voos) - Planejamento e contratação dos transfers do evento - Ateliê de Eventos
• OK - Já temos orçamentos, mas ficará mais próximo do evento a contratação do número de pessoas em cada coffee-break - Planejamento dos coffee-breaks (tem que ser do Radisson) – Cristina e Lucia
• Planejamento dos pontos de água e café dos corredores (Lucia vai verificar se o Radisson permite um stand de café) - Lucia
• OK - Planejamento do coquetel – Cristina e Lucia
• OK - Planejamento do jantar – Cristina, Claudia e Lucia
• Planejamento da Internet sem Fio da conferência - Ateliê de Eventos
• Planejamento do telefone para a organização (pré-pagos?) - Ateliê de Eventos
• Planejamento dos equipamentos áudio-visuais (projetor, notebook e sonorização) - Ateliê de Eventos
• Negociação de descontos com restaurantes - Ateliê de Eventos
• Produção dos painéis, banners e cartazes (com a programação de cada sala, por exemplo) - Ateliê de Eventos
• Produção do material sobre a cidade e imediações (hoteis, restaurantes, shoppings, etc.) - Ateliê de Eventos
• OK - Produção do material de divulgação impresso (cartazes e folderes), etc. - Ateliê de Eventos
• Divulgação do evento na TV, jornais, etc. - Lucia, Alberto
• Produção dos diversos diplomas do evento - Ateliê de Eventos
• Definição do local das seções, palestras, etc. no hotel - Lucia, Cristina
• Produção do material do participante (pasta, crachás, canetas, blocos de notas, etc.) - Ateliê de Eventos
• Preparação de material de consumo - Ateliê de Eventos
• Elaboração do cerimonial - Ateliê de Eventos (abertura)
• Planejar: Recepcionistas bilíngües, Recepcionistas, Mestre de Cerimônias, Fotógrafo, Segurança noturno - Ateliê de Eventos
• Acompanhamento do uso dos recursos e comprovantes de gastos (cartões de embarque, recibos relevantes, etc.) - Thomas
• Planejar mesa de recepção - Ateliê de Eventos
• Escrever e enviar cartas convite para autoridades
• Planejar passeio de escuna

On-line

• Recepção no aeroporto - Ateliê de Eventos
• Cuidar do telefone para a organização (pré-pagos?) - Ateliê de Eventos
• Cuidar do transfer - Ateliê de Eventos
• Cuidar do Coquetel - Lucia e Cristina
• Cuidar da Internet sem Fio da conferência - Ateliê de Eventos, Thomas
• Cuidar da mesa de recepção - Ateliê de Eventos, Claudia
• Cuidar da Secretaria do Evento (back office – cortar telefones) - Ateliê de Eventos, Claudine
• Cuidar dos Coffee-Breaks - Lucia, Cristina
• Cuidar do Jantar - Lucia, Cristina, Claudia
• Cuidar da infra-estrutura externa às das salas de apresentação de trabalhos (sofás, água, café, TVs ou cartazes com o conteúdo do dia, avisos nas portas, quadros de aviso móveis (tipo flip-chart), identificação das salas, setas de orientação, etc.) - Ateliê de Eventos, Alberto
• Cuidar da infra-estrutura das salas de apresentação de trabalhos (cadeiras, toalhas, flores, água, banners, painéis, etc.) - Ateliê de Eventos, Elias
• Cuidar dos pagamentos do hotel relativos aos convidados - Alberto
• Orientar os chairs das seções - Program Chairs, Alberto
• Realizar a abertura dos diversos eventos - Alberto e Lucia
• Cuidar dos equipamentos usados nas apresentações - Elias
• Cuidar dos estrangeiros convidados - Steering, Programa, Thomas

Pós-evento

• Pagamento do hotel e demais fornecedores - Alberto
• Envio dos anais devidos à SBC - Elias, Lucia
• Destinação do material que sobrou do evento - Claudia, Cristina
• Trazer equipamentos do Hotel de volta para a UFES - Elias
• Destinação dos recursos (R$) remanescentes - Alberto, Lucia
• Prestação de Contas CNPq/FINEP - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas CAPES - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas FAPES - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas FACITEC - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas Empresas - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas SBC - Claudine, Alberto
• Prestação de Contas IEEE - Claudine, Alberto